Planificación de Sprint

“¿Mi equipo se comprometerá a entregar todos estos elementos?“

Esta es una pregunta relativamente común en las reuniones de planificación de sprints. Frecuentemente esta pregunta se responde con un “creo que sí” o un “vamos a dar seguimiento y ver qué pasa”.

¡Pues bien! Durante el sprint podemos confirmar si determinada cantidad de elementos es adecuada o no para cada equipo.

¿Pero cómo podemos mejorar este proceso?

¿Existe alguna manera simple y práctica de saber cuál es el riesgo involucrado cuando asumimos compromisos?

En esta publicación presentaremos un método muy fácil y rápido para mejorar la planificación de tus sprints.

Tendrás una visión sistemática sobre los compromisos asumidos por el equipo, y podrás medir cuantitativamente los riesgos a los que los equipos están sujetos.

¿Te interesó? Entonces vamos allá…

Lo primero que necesitarás es el historial de elementos entregados por tu equipo en los últimos sprints.

Cuanto mayor sea la cantidad de datos en este momento, más estructurada será tu planificación y resultados.

Para empezar, debemos construir una lista como se muestra en la imagen a continuación.

Ahora podemos ordenar los datos en orden descendente de la columna “número de elementos”.

Hasta aquí, nada del otro mundo, ¿correcto?

Pues bien.

Ahora crea un índice para cada una de las filas, siendo que la primera será la fila 1, la segunda la fila 2 y así sucesivamente.

Atención ahora. Toma el total de filas (en nuestro ejemplo son 13 sprints) y calcula el 10% de este valor, y consecutivamente el 25%, 50%, 75% y 90%.

Si el número fue fraccionario, calcula el número entero siguiente.

Ahora, utiliza los números obtenidos como índice en la consulta de tu tabla de datos.

Por ejemplo, si al calcular el 50% tu valor fue 7, entonces debes tomar la fila con índice 7.

Listo. Eso es todo. Acabas de descubrir que asumir un compromiso con 8 elementos tiene el mismo riesgo que lanzar una moneda al aire, es decir, 50%. ¿Tú, tu equipo y el cliente están cómodos con este riesgo?

Si te gustaría tener un poco más de certeza sobre lo que puede suceder en la planificación del sprint, quizás quieras asumir un riesgo menor, digamos del 25%.

Entonces, tomemos el índice resultante del cálculo del 75%, que en este caso es 10, y luego sabremos que asumir el compromiso con 7 elementos tiene un riesgo del 25%.

Es decir, un riesgo mucho menor, con solo 1 elemento menos.

¡Pero queda una duda!

“¿Por qué no calculamos la situación con 0% de riesgo?“

Simple, porque nunca va a existir.

Cada vez que un equipo se compromete con alguna entrega, está asumiendo que “en el futuro” habrá entregado X elementos, por ejemplo. Pero nunca podremos estar seguros del futuro.

Es decir, no tenemos la posibilidad de saber, sin ningún margen de error, todos los eventos que pueden influir en la entrega de un equipo.

Desde el punto de vista de comunicación con el cliente, también estaremos mucho más respaldados, porque no solo estamos comunicando que “creemos que es posible”, sino que estamos diciendo que “con base en el historial de entregas del equipo, el riesgo involucrado en asumir el compromiso con X elementos es del 25%”.

Así, logramos una comunicación mucho más clara, transparente y orientada a datos.

¡Hacer este cálculo es muy simple!

Ayuda al equipo a asumir compromisos con mucha más seguridad, nos ayuda a comunicar al cliente los riesgos involucrados, y nos ayuda a determinar la velocidad de entrega de cada equipo.

El cálculo puede hacerse utilizando otras mediciones, por ejemplo, la cantidad de Story Points entregados en cada sprint.

El método de cálculo es el mismo y la interpretación de los resultados también.

Es importante destacar que tener esta visión al momento de asumir el compromiso no reemplaza el seguimiento diario, a través de ceremonias, de cada entrega y la toma de acciones correctivas si el equipo se desvía del plan.

Pero eso es tema para una próxima publicación.

Esta publicación fue desarrollada por el Zappter Luciano Osório, Squad Leader en Zappts.

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