¿Cómo usar el Discord de modo corporativo?

En noviembre de 2021, Zappts realizó el Mes de los Productos Digitales, con diversas conferencias y capacitaciones en línea y gratuitas. Uno de los temas abordados durante este mes fue “¿Cómo usar el Discord de modo corporativo?”, en una conferencia dictada por Thauany Moedano, Head de Desarrollo, aquí en la empresa.

Este texto fue desarrollado con base en todo lo que se exploró durante el evento.

Para quienes quieran acompañar el video, la grabación está disponible a continuación:

¿Sabías que Zappts utiliza Discord como principal medio de comunicación interna? ¡Sí! Hoy vamos a hablar un poco sobre cómo fue este recorrido, por qué elegimos esta plataforma, cómo ha sido nuestra experiencia y algunas herramientas que usamos dentro de nuestro servidor (webhooks, bots).

Pero, al fin y al cabo, ¿qué es Discord?

Discord es una herramienta de voz sobre IP, con canales de audio y texto. Fue lanzada en 2015 y posee versiones para, prácticamente, todas las plataformas, sea app o web. Surgió con su público principal siendo la comunidad gamer, y el objetivo de facilitar la comunicación entre los jugadores al crear servidores donde pueden conversar con amigos y otros gamers. Actualmente, el branding de Discord funciona para cualquier tipo de comunidad, sea gamer o no. Incluso, hicieron una alianza con GitHub, enfocándose en el personal de T.I.

Discord está orientado a servidores, y estos son lugares separados, donde puedes hacer la organización de tu propia comunidad, de acuerdo con tus temas de interés. También es posible tener canales de voz y texto, además de algunas herramientas de moderación que hacen posible enumerar quién hace qué dentro del servidor. ¡Y por supuesto, también tenemos los bots, muchos bots!

¿Qué son los bots?

Básicamente, son usuarios-robô que podemos invitar o crear dentro del servidor, y ellos ofrecen diversas funcionalidades extras. La interacción con estos se hace a través de comandos.

Existen bots de moderación, de música, bots que mejoran checklists, bots de recordatorios, y otras diversas funcionalidades que incrementan un servidor.

¿Y cómo fue nuestro recorrido corporativo con Discord?

Todo comenzó en marzo de 2020, con el inicio de la pandemia de coronavirus. Al igual que todas las empresas, pasamos por ese período donde todos deberían trabajar desde casa, y no sabíamos cómo íbamos a adaptar nuestra comunicación interna. Teníamos cerca de 30 colaboradores en esa época.

Hicimos una reunión con toda la empresa, y discutimos cómo sería este nuevo modelo de trabajo. Abrimos una votación para que el personal sugiriera qué herramienta de comunicación podríamos usar, ya que no teníamos un estándar, y fue ahí que surgió la idea de Discord.

Los primeros movimientos

Al inicio, la organización de nuestro servidor reflejaba la planta de la oficina de Zappts. Entonces, al igual que nuestra sede, teníamos las salas con los nombres de las grandes tecnologías: sala Facebook, Youtube, Microsoft, etc. Y el personal que ficaba en esas salas usaban los canales de audio de las mismas. Intentamos transportar al máximo la experiencia que teníamos en presencial, al 100% virtual.

Pensando en eso, creamos el canal de texto #hello-goodbye, donde las personas informaban su disponibilidad (buenos días, almuerzo, saliendo…), además de un servidor paralelo llamado relax & fun, solo para que los Zappters se divirtieran, hablaran sobre películas, series, memes.

Organización

A medida que la empresa fue creciendo (hoy tenemos más de 100 colaboradores, 3 veces más que al comienzo de la pandemia), la organización del servidor se hizo más grande que nuestra sede y nos dimos cuenta de que esa estructura no iba a seguir siendo tan funcional, ya no podría reflejar la sede de Zappts. Reformulamos nuestros canales, y estos comenzaron a reflejar las squads. Así, todos los nuevos colaboradores podrían encontrarse dentro de Discord.

Nuestro servidor paralelo fue descontinuado, y en el servidor principal creamos el canal #random, donde el personal pudo sentirse libre para compartir sobre cualquier tema.

También pasamos a utilizar canales específicos para avisos con la escritura moderada por cargos, donde solo determinadas personas tienen autorización para escribir los comunicados de la empresa.

Con nuestro crecimiento exponencial, empezamos a preguntarnos: ¿cómo podemos mejorar? ¿Se puede ir más allá de nuestro servidor?

Fue ahí que sentimos la necesidad de nuevas herramientas para nuestro servidor de Discord. Necesitábamos automatizar algunos avisos, como:

• Gimnasia laboral
• Reunión semanal
• Cumpleañeros del día
• Tiempo de casa de los Zappters

Con la necesidad de ahorrar tiempo, nació nuestra historia con los Webhooks.

¿Y qué son los Webhooks?

Un Webhook no es más que una forma de integrar aplicaciones a través de una API. Básicamente, permite que, a través de una API, yo pueda publicar mensajes en un canal determinado.

Esta publicación puede ser un mensaje de texto, puede contener imágenes y varias otras funcionalidades, y su uso puede automatizar algunos procesos del canal de Discord.

¿Cómo configurar el Webhook?

Para comenzar, accede a las opciones/configuraciones de tu servidor. En integraciones, crea un nuevo Webhook y elige en cuál canal publicará. Cada Webhook puede publicar en solo un canal, y puedes cambiar el nombre y el avatar del mismo. Guarda los cambios y copia la URL proporcionada.

Para el segundo paso, necesitarás un programa llamado Postman. Esta es una aplicación desarrollada para interactuar con las APIs de forma fácil.

Después de instalar el programa, pega la URL del Webhook que Discord te dio. En el cuerpo de la solicitud, existen diversas herramientas que pueden ser utilizadas (aquí puedes encontrar algunas de ellas [link]), pero la principal es el content. Esto no es más que lo que te gustaría publicar en tu canal.

Escribe el mensaje y haz clic en publicar.

¡Es simple! El Webhook de Zappts funciona exactamente de esta forma.

¿Cómo podemos automatizar las publicaciones del Webhook en Discord?

Hicimos una estructura totalmente cloud y otra totalmente serverless. Esta última, como el propio nombre ya dice, es una arquitectura sin servidor, ya que no gestionamos ningún servidor activamente. AWS, que fue la nube que elegimos para alojar toda esta arquitectura, es la responsable por gestionar la infraestructura necesaria.

En AWS, tenemos un servicio llamado Cloud Watch. Este es un servicio que contiene varias cosas, y una de ellas son las alarmas. Son ellas las que permiten la programación de eventos y, una vez que la fecha de los mismos llega, llaman a una función para hacer algún procesamiento que nosotros queramos.

Para cada publicación que hace nuestro Webhook, tenemos una alarme configurada. Entonces, todos los días, en un horario determinado, las alarmas llaman a las funciones, que son serverless, y ellas hacen las publicaciones.

Los datos automatizados de estas publicaciones (cumpleaños, reuniones, tiempo de casa, etc.) vienen de la integración con nuestras planillas llenas con esa información.

Una de las mayores ventajas que vimos en utilizar esta arquitectura fue que, con poco esfuerzo, ganamos mucho. Las publicaciones se hacen automáticamente y no perdemos la interacción con el personal dentro de los canales de Discord.

Personalización del Webhook

Arriba, hablamos de la posibilidad de cambiar el nombre y el avatar de tu Webhook cuando se crea. Así, cuando se hacen publicaciones automatizadas, el mensaje enviado simula un usuario BOT publicando.

A partir de eso, abrimos para que los Zappters pudieran elegir por votación el nombre y las imágenes de nuestro BOT user.

¡Así nació el Cleiton!

¿Cuáles son nuestras ideas para el futuro?

Nuestra historia con Discord no termina aquí. Aún tenemos algunos sueños por realizar muy pronto.

• Auto roles: autonomía para el colaborador de elegir su cargo de acuerdo con la stack y el proyecto;
• Cleiton as a Bot: un BOT activo que podría responder a comandos permitiendo funciones avanzadas con un FAQ, DMs de onboarding, etc;
• Zappters Colaboradores, ¿saben las cosas?: Webhook para envío de preguntas para que las squads respondan y trabajen hard skills;

¿Discord + Zappts = match?

El gran resumen que tuvimos al final fue:

• Tuvimos muchos beneficios y usabilidad para una herramienta free;
• Receptividad de los clientes: algunos hasta crearon sus propios servidores;
• La feature reciente de threads ayudó a resolver problemas de últimas conversaciones ocurriendo en el mismo chat.

También tuvimos algunas limitaciones como: el tamaño del texto, el tamaño máximo para subir archivos, la calidad de las transmisiones y, aunque sea visible el esfuerzo para mejorar, la plataforma aún tiene fallos en la accesibilidad.

Siendo así, la respuesta para esa pregunta es: depende.

Para nuestro tamaño y cultura actual, funciona perfectamente. Pero, cada caso es un caso y necesita ser analizado separadamente.