Scrum Case

Por Luciano Osorio – Scrum Master en Zappts

Traducción Libre y Adaptada del texto original Software en 30 Días, escrito por Ken Schwaber y Jeff Sutherland (creadores de Scrum).

En 2003, el FBI decidió digitalizar los archivos de casos de sus investigaciones. Esto permitiría a los investigadores comparar rápidamente los casos y descubrir conexiones entre ellos.

El proyecto para la automatización de los procesos de comparación fue llamado Sentinel.

Sentinel Antes de Scrum

En marzo de 2006, el FBI inició el desarrollo de Sentinel. La proyección era una base de más de 30,000 usuarios finales, incluyendo agentes, analistas y personal administrativo del FBI. Las estimaciones originales fueron de US$451 millones para el desarrollo e implementación de Sentinel hasta diciembre de 2009.

De acuerdo con el plan original del FBI, Sentinel debía desarrollarse en cuatro fases. El FBI contrató a la empresa de seguridad Lockheed Martin para el proyecto. Esta empresa propuso usar la metodología tradicional de desarrollo de software, llamada Cascada.

En agosto de 2010, el FBI gastó US$405 millones del presupuesto de US$451 millones de Sentinel. Sin embargo, el FBI entregó funcionalidades para solo dos de las cuatro fases del proyecto.

Aunque estas entregas mejoraron el sistema de gestión de casos del FBI, no generaron tanto valor como se predecía. Debido al exceso de costos y al cronograma ajustado, el FBI canceló Sentinel en julio de 2010, dejándolo incompleto.

Scrum y el Nuevo Enfoque de Proyecto

El FBI decidió reanudar el proyecto con una nueva metodología. La intención era ver si habría mejoría en los resultados. Esta nueva metodología se llama Scrum.

Según el Informe CHAOS del Standish Group, solo el 37% de los proyectos de software tienen éxito. Solo el 14% de los proyectos tradicionales (Cascada) tuvieron éxito, en comparación con el 42% de los proyectos ágiles (Scrum).

Más allá de las definiciones tradicionales de éxito del Standish Group, estos proyectos también permitieron una mayor capacidad de respuesta a los cambios en las necesidades de los clientes, permitieron una mejor mitigación de riesgos y, finalmente, proporcionaron software de mejor calidad.

En 2009, el FBI reclutó un nuevo director de información (CIO) y director de tecnología (CTO) con experiencia en la gestión de organizaciones que construyeron software usando Scrum.

En 2010, el CTO decidió cambiar el enfoque de Sentinel. Esto simplificaría los procesos de toma de decisiones y permitiría al FBI entregar Sentinel dentro del presupuesto.

El FBI le dijo al Inspector General del Departamento de Justicia que creía poder completar Sentinel con el presupuesto restante y dentro de 12 meses.

Una auditoría ya había concluido que el FBI necesitaría US$35 millones más y seis años más si hubiera continuado con la metodología tradicional.

El FBI redujo el equipo de Sentinel de 400 a 45 personas, 15 de las cuales eran programadoras. El CTO lideró el proyecto solo, con el objetivo de entregar nuevas funcionalidades de Sentinel cada 30 días. Cada nueva funcionalidad necesitaba cumplir con todos los requisitos finales.

Cada tres meses, el FBI implementaría las funcionalidades construidas en las tres iteraciones precedentes en un piloto de campo.

Sentinel Un Año Después

En noviembre de 2011, después de un año de reiniciar el proyecto con Scrum, todas las fases de Sentinel fueron completadas.

El software fue implementado en un grupo piloto de oficinas del FBI. Las demás oficinas tuvieron implementación hasta junio de 2012. El FBI completó Sentinel por US$30 millones en 12 meses, un ahorro de más del 90%.

Después de que el FBI cambió su enfoque, adoptando Scrum como herramienta de Transformación Digital, trabajaron con la misma intensidad que antes, pero fueron recompensados con resultados mucho superiores.

Si una organización como el FBI puede hacerlo, ¿por qué la suya no puede?