Lista de Verificación del Presuesto de TI: Planificando las Inversiones con Tecnología para 2023

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La tecnología de la información, mucho más que un departamento aislado en una empresa, es un área transversal a las demás áreas de una institución, siendo muchas veces el negocio central de empresas de distintos segmentos, como el sector financiero, seguros, minorista, entre otros. Durante el proceso de definición de un presupuesto de TI, es común olvidar determinados gastos durante el proceso, pudiendo haber conflicto de presupuesto entre áreas, y muchas veces no considerando variables externas, como cuestiones legales y de mercado. Por lo tanto, vemos la importancia de una lista de verificación que garantice que todos los aspectos de una planificación presupuestaria de TI sean contemplados.

El presupuesto de TI es un proceso que contempla la consideración de diversos stakeholders de una empresa, demandando diversas reflexiones por parte de CIOs, CTOs, Directores, Gerentes y Coordinadores de TI, además de los demás líderes de tecnología, innovación y productos de una empresa, como es el caso de Product Owners y Squad Leaders. Considerar cuáles son las actividades desarrolladas actualmente por la empresa que tienen interfaz con equipos de tecnología, así como tomar en cuenta los nuevos proyectos de TI a desarrollar e implementar, son ejemplos de variables que deben estar en la lista de verificación al momento de planificar su inversión en tecnología.

Dependiendo de las direcciones estratégicas de la empresa, el presupuesto de TI puede tener un carácter más o menos estratégico, pero en general debe garantizar una real contribución al negocio, teniendo en cuenta los cambios del mercado, las expectativas de los clientes, el control de costos y procesos, además de tener la capacidad de anticipar cambios futuros.

‍El presupuesto de TI, según Gartner, normalmente representa entre el 1% y el 9% del presupuesto total de una empresa, dependiendo del sector de actividad. Con el aumento de la dependencia de sistemas informatizados y de profesionales de TI, la tendencia es que, con el tiempo, haya un aumento significativo de esta porción del presupuesto.

Algunos ejemplos de la inversión promedio relacionada con el presupuesto total de una empresa con tecnología son:

• Servicios Financieros, Banca: 9%
• Telecomunicaciones: 5,5%
• Consultoría y Servicios, TI: 4,5%
• Electrónica, Salud, Seguros, Transportes: 3,5%
• Automotriz, Química, Bienes de Consumo, Energía: 2%
• Construcción, Distribución: 1%

Estos índices son extremadamente variables, dependiendo del sector, región y del tamaño de la empresa. Una de las dificultades de la mayoría de las empresas reside en la incertidumbre sobre asignar el presupuesto de TI por área de negocio de la empresa, o de la empresa como un todo. En este caso, se otorga mayor autonomía para que las áreas puedan definir sus presupuestos de modo que el valor a invertir garantice continuidad y evolución de los proyectos de cada área.

El Gasto Mundial en TI Sigue Aumentando

‍Según Gartner, los gastos mundiales de TI deberían totalizar US$4,5 billones en 2022, un aumento del 3% respecto a 2021. Aunque los gastos de TI están creciendo en 2022, el ritmo de este crecimiento es mucho más lento que en 2021 debido a los recortes de gastos en hardware por parte de los usuarios finales, haciendo que los gastos en dispositivos como PCs, tabletas y teléfonos disminuyan un 5%.

La inflación es uno de los factores de tal resultado. Los bancos centrales de todo el mundo se están concentrando en combatir la inflación, con la expectativa de que las tasas generales de inflación se reduzcan para fines de 2023. Sin embargo, los niveles actuales de volatilidad observados en la inflación y en los tipos de cambio no deberían impedir los planes de inversión de los líderes de tecnología para 2022. Las organizaciones que no invierten a corto plazo probablemente quedarán rezagadas a mediano plazo y corren el riesgo de no existir a largo plazo.

Los aumentos de precios y la incertidumbre de entrega aceleraron la transición en la preferencia de compra entre CIOs y empresas en general, de propiedad de bienes a acceso a servicios – elevando los gastos en la nube a un crecimiento del 18,4% en 2021 y un crecimiento esperado del 22,1% en 2022. La demanda de servicios en la nube no solo está remodelando el sector de servicios de TI, sino que también está llevando los gastos en servidores a un crecimiento del 16,6% en 2022.

Se prevé que los gastos en sistemas de centros de datos experimenten el crecimiento más fuerte de todos los segmentos en 2022, con 11,1%. Los servicios de consultoría e implementación en la nube y gestión en la nube deben crecer un 17,2% en 2022, de US$217 mil millones en 2021 a US$255 mil millones en 2022, ayudando a impulsar el segmento general de servicios de TI a un crecimiento del 6,2% en 2022.

Se espera que la escasez crítica de mano de obra de TI, sentida en todo el mundo, disminuya para fines de 2023. Sin embargo, a corto plazo, los CIOs se verán obligados a tomar medidas para equilibrar el aumento de la demanda de TI y la disminución de los niveles de personal de TI. El mercado laboral de tecnología sigue siendo ajustado, dificultando la atracción y retención de talento. Investigaciones del área de gestión de personas han mostrado que la remuneración es el principal factor de atracción y retención de talentos de TI. Los proveedores de servicios de tecnología están aumentando los precios de TI para permitir salarios competitivos. Esto está generando un aumento en los gastos de software y servicios hasta 2022 y 2023. Los gastos mundiales de software deberían crecer un 9,6%, hasta US$806,8 mil millones en 2022, y los gastos globales de servicios de TI deberían llegar a US$1,3 billón.

Además, los CIOs están usando más servicios de TI para ayudar con la falta de personal de TI calificado. Las tareas que requieren conjuntos de habilidades menores tienden a subcontratarse a empresas de servicios gestionados para aliviar el tiempo del equipo, mientras que el trabajo de estrategia crítica, que requiere habilidades de alto nivel inalcanzables para muchas empresas, será cada vez más realizado por consultores externos, como es el caso de Zappts.

Lista de Verificación del Presuesto de TI – ¿Qué No Puede Faltar?

El presupuesto de TI no solo tiene en cuenta la cantidad de dinero gastado en sistemas, servicios de tecnología de la información y desarrolladores, sino también la investigación y desarrollo de nuevas tecnologías y la modernización de procesos que pueden o no tener una interfaz directa con TI.

Un presupuesto de TI comprende muchos componentes, como cuestiones operativas, de capital y de proyectos presentes y futuros. Existen diversos tipos de inversiones, como la inversión en software, hardware, suscripciones, servicios y equipos. Evaluar y negociar un presupuesto de TI es una habilidad crucial para los gerentes que pretenden sacar el mayor provecho de la tecnología.

Los líderes de TI que gestionan los recursos de TI en las empresas trabajan para garantizar la entrega de proyectos gestionando los equipos, expectativas y recursos. En un contexto en lo digital es esencial, el líder de TI debe mantener el foco en la generación de valor para el negocio y esto solo será posible si entiende la estrategia en marcha y tiene enfoque en el cliente (customer centricity).

También es posible incluir en el presupuesto el TCO, Total Cost of Ownership – Costo total de propiedad, que es un método de realización de la evaluación de las inversiones de TI a largo plazo, realizando una previsión de las inversiones de los proyectos de TI de la empresa. Este, a su vez, abarca la adquisición de hardware y licencias de software y los gastos con la estructura operativa y otros, como por ejemplo:

• Capacitación de equipos;
• Mantenimientos en general;
• Costos derivados de fallos e interrupciones en el sistema;
• Consumo de energía;
• Garantía de calidad;
• Costos de desactivación.

¿Cuáles Son las Etapas del Proceso de Presupuesto del Proyecto de TI?

Normalmente al inicio del último trimestre del año, la Dirección General y la Dirección Administrativa y Financiera lanzan el proceso de preparación del presupuesto. El proceso está orientado por la directriz presupuestaria con variantes específicas por departamento. El objetivo para los departamentos será presentar un presupuesto para el próximo año que refleje las orientaciones estratégicas de la empresa. Dependiendo de la organización, este proceso termina en noviembre/diciembre con la validación (o votación) del presupuesto consolidado. Entre estos hitos, los aspectos destacados son:

• Inventario del trabajo en marcha de los proyectos, los fondos disponibles restantes y la reestimación del presupuesto para establecer el presupuesto necesario para finalizar los proyectos actualmente en marcha.
• Vision general y actualización de la evaluación de “continuidad de negocios” para establecer los costos recurrentes.
• Inventario de solicitudes de líneas de negocios para estimar los presupuestos de proyectos pendientes de decisión.
• Inventario de pedidos específicos para estimar los presupuestos de proyectos de “rendimiento” pendientes de decisión.
• Toma de decisiones y discusión con las partes interesadas
• Negociación del presupuesto con la Dirección General

¿Quién es Responsable del Presupuesto de TI?

La construcción del presupuesto es obviamente una tarea colectiva. Esto hace que el ejercicio sea aún más complejo, ya que requiere innumerables interacciones entre muchas partes interesadas.

Las partes interesadas que toman las decisiones:

• El Director General – valida la alineación estratégica del presupuesto
• El Gerente Financiero – valida la alineación con las previsiones financieras
• Los Gerentes de “Línea de Negocios” – validan los proyectos a lanzar
• El Director de Sistemas de Información – valida la alineación de capacidad y disponibilidad

Las partes interesadas operacionales:

• El gerente de proyecto y sus líderes de proyecto – elaboran los presupuestos para finalizar los proyectos actuales y las solicitudes de inversión para proyectos futuros
• Los Gerentes de Infraestructura / Continuidad de Negocios – establecen los gastos estimados para la operacionalización de las actividades corporativas
• Control de gestión – prepara retroalimentación, auditorías, monitoreo de ROI y ayuda en la provisión precisa del presupuesto
• Los representantes financieros (gestión presupuestaria, controlador de gestión) – monitorean la ejecución presupuestaria

Como se dijo, este trabajo debe realizarse en estrecha colaboración entre los equipos de TI y los demás departamentos de la empresa. Este proceso de reflexión de la empresa sobre su TI debe permitirle responder preguntas como:

• ¿Qué valor produce el Departamento de Sistemas de Información?
• ¿Los sistemas de información (SI) impulsan o impiden el crecimiento?
• ¿El SI fomenta la innovación y la gestión de competencias?
• ¿Las operaciones están realmente limitadas a lo que es útil para la empresa?
• ¿Cómo se comparan nuestros costos con los servicios externos?
• ¿Dónde podemos recortar costos?
• ¿Satisfacemos todas las expectativas de nuestros stakeholders?
• ¿Cómo podemos comunicar mejor nuestro desempeño internamente?
• ¿Somos suficientemente atractivos para atraer las habilidades que necesitamos?
• ¿Nuestras inversiones en SI son rentables?
• ¿Cómo el SI promueve la consideración de las necesidades del cliente?
• ¿Cómo el SI da sentido a los datos obtenidos y consumidos por la empresa?
• ¿Cómo el SI puede ayudar en la experiencia con clientes?
• ¿Los activos y operaciones de la empresa están debidamente protegidos?
• ¿Los principales riesgos para el negocio están controlados?

Esta fase de preparación es esencial para tener éxito en el desarrollo de su presupuesto de TI. El mejor consejo es iniciar el benchmarking de costos de TI. Esto permite que el sistema de información sea analizado desde el punto de vista de los costos vs. valor creado para su empresa.

La aceleración en la adopción de metodologías ágiles y DevOps, por ejemplo, está impactando proyectos y líneas de negocios de operación, incentivando cada vez más la automatización de infraestructura y abordajes “definidos por software”. No se debe olvidar que saber analizar datos significa tener la valiosa capacidad de anticipar y prever. Por lo tanto, esta nueva dirección permite no solo gestionar el desempeño económico de TI, sino también medir el nivel de transformación de las áreas en estas nuevas cuestiones estratégicas. Zappts ayuda a las empresas en este sentido.

El benchmarking de costos de TI proporcionará puntos de referencia externos, desarrollará asociaciones de aprendizaje, motivará a su equipo de líderes de proyecto, legitimará sus objetivos y le permitirá implementar un nuevo abordaje para el desarrollo en su empresa. Los factores de éxito del proceso de benchmarking se basan en el compromiso del área, la mejora continua y el respeto a la ética empresarial. Con base en las diversas observaciones, podrá producir estimaciones de inversión en TI.

Este costeo del proyecto se basa en el abordaje de retorno sobre la inversión. Para evaluar la eficiencia de la inversión, es importante producir premisas de costo-beneficio con el cálculo del ROI de TI ([(Margen generado – Costo de la inversión) / Costo de la inversión] x 100).

La siguiente cuestión es obtener los costos objetivos que servirán de base para la presentación y negociación con su Dirección General. Para tal efecto, recomendamos la elección del método de la tabla de evaluación de costos. Este método le permitirá entrar en la fase de negociación con más facilidad, ya que habrá enumerado todas las hipótesis de cálculo posibles.

Si es necesario, también podrá ajustar las variables de sus nuevos proyectos de TI a lo largo de su negociación. Este método de estimación de costos presupuestarios le prepara para la negociación, ya que ha enumerado varias hipótesis de costos. Si su Dirección General dice “es muy caro”, podrá presentar otra hipótesis para ofrecer una propuesta más económica.

Un punto importante que no debe olvidarse al hora de elaborar el costeo es obviamente mantener su relación costo-beneficio. Durante este proceso de reflexión, debe pensarse en la asignación de recursos humanos y equipamiento para el nuevo proyecto. Las tres siguientes preguntas sirven de guía para este momento:

• ¿Cuáles son las necesidades técnicas para desarrollar este proyecto?
• ¿Cuáles son las habilidades de recursos humanos y cómo están disponibles?
• ¿Cuáles son las herramientas utilizadas para desarrollar este proyecto?

‍Puede usar herramientas como:

• La matriz de responsabilidades y el organigrama
• Una planificación de capacidad (o plan de carga de trabajo de recursos)
• Un histograma de carga de trabajo
• Una previsión por habilidad

‍Entonces, es útil para el líder del proyecto estimar las cargas de trabajo:

• Mano de obra / Servicio
• Costo de adquisición y licencia de software
• Infraestructura técnica
• Capacitación del equipo
• Inspección y corrección de software

Crear un presupuesto de TI es una tarea desafiante para la mayoría de las empresas, pero también es vital para administrar una organización exitosa. El proceso requiere la participación de diversas partes interesadas y normalmente requiere la implementación de un software de presupuestación que pueda acompañar el desarrollo, definir límites de gasto y, finalmente, ayudarle a administrar su empresa con más eficiencia.

Desde 2014, Zappts entrega resultados de negocio mediante tecnología, entregando casos de alta relevancia usando procesos ágiles, buenas prácticas de desarrollo y calidad de software y una capacidad inigualable para entender y resolver los problemas del día a día de proyectos de desarrollo de tecnología.

Contemplamos soluciones para todas las fases del desarrollo de soluciones digitales, desde los procesos de descubrimiento hasta el soporte de la solución. Con procesos definidos y gestión ágil, nuestras entregas siempre se basan en alineación de expectativas, calidad y robustez técnica.

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