Checklist do Orçamento de TI: Planejando os investimentos com tecnologia para 2023
A tecnologia da informação, muito mais do que um departamento isolado em uma empresa, é uma área transversal às demais áreas de uma instituição, sendo muitas vezes o core business de empresas de distintos segmentos, como é o caso do setor financeiro, de seguros, varejo, entre outras. Durante o processo de definição de um orçamento de TI, é comum esquecer determinadas despesas durante o processo, podendo haver conflito de budget entre áreas, e muitas vezes não ponderando variáveis externas, como questões legais e de mercado. Logo, vemos a importância de um checklist que garanta que todos os aspectos de um planejamento orçamentário de TI sejam contemplados.
O orçamento de TI é um processo que contempla a apreciação de diversos stakeholders de uma empresa, demandando diversas reflexões por parte dos CIOs, CTOs, Diretores, Gerentes e Coordenadores de TI, além das demais líderes de tecnologia, inovação e produtos de uma empresa, como é o caso de Product Owners e Squad Leaders. Ponderar quais são as atividades desenvolvidas atualmente pela empresa que tem interface com times de tecnologia, assim como levar em consideração os novos projetos de TI a serem desenvolvidos e implementados, são exemplos de variáveis que devem estar no checklist no momento de planejar seu investimento em tecnologia.
Dependendo dos direcionamentos estratégicos da empresa, o orçamento de TI pode ter um caráter mais ou menos estratégico, mas de modo geral ele deve garantir uma real contribuição para o negócio, levando em conta as mudanças de mercado, expectativas dos clientes, o controle de custos e processos, além de ter a capacidade de antecipar mudanças futuras.
O orçamento TI, segundo a Gartner, normalmente representa entre 1 e 9% do orçamento total de uma empresa, dependendo do setor de atividade. Com o aumento da dependência por sistemas informatizados e por profissionais de TI, a tendência é que, com o tempo, haja um aumento significativo dessa parcela do orçamento.
Alguns exemplos do investimento médio relacionado ao orçamento total de uma empresa com tecnologia são:
- Serviços financeiros, Bancos: 9%
- Telecom: 5,5%
- Consultoria e serviços, TI: 4,5%
- Electrónica, Saúde, Seguros, Transportes: 3,5%
- Automotivo, Química, Bens de Consumo, Energia: 2%
- Construção, Distribuição: 1%
Esses índices são extremamente variáveis, dependendo do setor, região e do tamanho da empresa. Uma das dificuldades da maioria das empresas reside na incerteza sobre adicionar o orçamento de TI por área de negócio da empresa, ou da empresa como um todo. Nesse caso, dá-se maior autonomia para que as áreas possam definir seus orçamentos de modo que o valor a ser investido garanta continuidade e evolução dos projetos de cada área.
Orçamento de TI no mundo vem aumentando
Segundo a Gartner, os gastos mundiais com TI devem totalizar US$4,5 trilhões em 2022, um aumento de 3% em relação a 2021. Embora os gastos com TI estejam crescendo em 2022, o ritmo deste crescimento é muito mais lento do que em 2021 devido aos cortes de gastos com hardwares por parte dos consumidores finais, fazendo com que os gastos com dispositivos como PCs, tablets e celulares diminuíssem 5%.
A inflação é um dos fatores para tal resultado. Os bancos centrais de todo o mundo estão se concentrando no combate à inflação, com a expectativa de que as taxas gerais de inflação sejam reduzidas até o final de 2023. No entanto, os atuais níveis de volatilidade observados na inflação e nas taxas de câmbio não devem impedir os planos de investimento dos líderes de tecnologia para 2022. Organizações que não investem no curto prazo provavelmente ficarão para trás no médio prazo e correm o risco de não existir no longo prazo.
Os aumentos de preços e a incerteza de entrega aceleraram a transição na preferência de compra entre CIOs e empresas em geral, de propriedade de bens para acesso à serviço – elevando os gastos com nuvem para um crescimento de 18,4% em 2021 e um crescimento esperado de 22,1% em 2022. A demanda por serviços em nuvem não apenas está remodelando o setor de serviços de TI, mas também está levando os gastos com servidores a um crescimento de 16,6% em 2022.
Prevê-se que os gastos com sistemas de data center experimentem o crescimento mais forte de todos os segmentos em 2022, com 11,1%. Os serviços de consultoria e implementação em nuvem e gerenciamento em nuvem devem crescer 17,2% em 2022, de US$217 bilhões em 2021 para US$255 bilhões em 2022, ajudando a impulsionar o segmento geral de serviços de TI para um crescimento de 6,2% em 2022.
Espera-se que a escassez crítica de mão de obra de TI, sentida em todo o mundo, diminua até o final de 2023. No entanto, no curto prazo, os CIOs serão forçados a tomar medidas para equilibrar o aumento da demanda de TI e a diminuição dos níveis de pessoal de TI. O mercado de trabalho de tecnologia continua apertado, dificultando a atração e retenção de talentos. Pesquisas da área de gestão de pessoas mostraram que a remuneração é o principal fator de atração e retenção de talentos de TI. Os provedores de serviços de tecnologia estão aumentando os preços de TI para permitir salários competitivos. Isso está gerando um aumento nos gastos com software e serviços até 2022 e 2023. Os gastos mundiais com software devem crescer 9,6%, para US$806,8 bilhões em 2022, e os gastos globais com serviços de TI devem chegar a US$1,3 trilhão.
Além disso, os CIOs estão usando mais serviços de TI para ajudar na falta de uma equipe de TI qualificada. Tarefas que exigem conjuntos de habilidades menores tendem a ser terceirizadas para empresas de serviços gerenciados para aliviar o tempo da equipe, enquanto o trabalho de estratégia crítica, que requer habilidades de alto nível inatingíveis por muitas empresas, será cada vez mais realizado por consultores externos, como é o caso da Zappts.
Checklist do orçamento de TI – o que não pode faltar?
O orçamento de TI não leva em consideração apenas a quantidade de dinheiro gasto em sistemas, serviços de tecnologia da informação e desenvolvedores, mas também a pesquisa e desenvolvimento de novas tecnologias e a modernização de processos que podem ou não ter uma interface direta com a TI.
Um orçamento de TI compreende muitos componentes, como questões operacionais, de capital e dos projetos presentes e futuros. Existem diversos tipos de investimentos, como o investimento com software, hardware, assinaturas, serviços e times. Avaliar e negociar um orçamento de TI é uma habilidade crucial para gestores que pretendem tirar o maior proveito da tecnologia.
Os líderes de TI que fazem a gestão de recursos de TI nas empresas atuam para garantir a entrega de projetos gerenciando os times, expectativas e recursos. Num contexto em que o digital é essencial, o líder de TI deve manter foco na geração de valor para o negócio e isso só será possível se ele entender a estratégia em andamento e tiver foco no cliente (customer centricity).
Também é possível incluir no orçamento o TCO, Total Cost of Ownership – Custo total de propriedade, que é um modo de realizar a avaliação dos investimentos de TI no longo prazo, realizando uma previsão dos investimentos dos projetos de TI da empresa. Ele, por sua vez, abrange a aquisição de hardware e licenças de software e as despesas com a estrutura operacional e outras, como por exemplo:
- Treinamentos de equipes;
- Manutenções em geral;
- Custos decorrentes de falhas e interrupções no sistema;
- Consumo de energia;
- Garantia de qualidade;
- Custos de desativação.
Quais são as etapas do processo de orçamento do projeto de TI?
Normalmente no início do último trimestre do ano, a Direção Geral e a Direção Administrativa e Financeira lançam o processo de preparação do orçamento. O processo é orientado pela diretriz orçamentária com variantes específicas por departamento. O objetivo para os departamentos será apresentar um orçamento para o próximo ano que reflita as orientações estratégicas da empresa. Dependendo da organização, este processo termina em novembro/dezembro com a validação (ou votação) do orçamento consolidado. Entre esses marcos, os destaques são :
- Inventário do trabalho em andamento dos projetos, os fundos disponíveis restantes e a reestimativa do orçamento para estabelecer o orçamento necessário para finalizar os projetos atualmente em andamento.
- Visão geral e atualização da avaliação de “continuidade de negócios” para estabelecer os custos recorrentes.
- Inventário de solicitações de linhas de negócios para estimar os orçamentos de projetos pendentes de decisão.
- Inventário de pedidos específicos para estimar os orçamentos de projetos de “performance” pendentes de decisão.
- Tomada de decisão e discussão com as partes interessadas
- Negociação do orçamento com a Direção Geral
Quem está responsável pelo orçamento de TI?
A construção do orçamento é obviamente uma tarefa coletiva. Isso torna o exercício ainda mais complexo, pois requer inúmeras interações entre muitas partes interessadas.
As partes interessadas que tomam as decisões:
- O Diretor Geral – valida o alinhamento estratégico do orçamento
- O Gestor Financeiro – valida o alinhamento com as previsões financeiras
- Os Gestores da “Linha de Negócios” – validam os projetos a serem lançados
- O Diretor de Sistemas de Informação – valida o alinhamento de capacidade e disponibilidade
As partes interessadas operacionais:
- O gerente de projeto e seus líderes de projeto – elaboram os orçamentos para finalizar os projetos atuais e as solicitações de investimento para projetos futuros
- Os Gerentes de Infraestrutura / Continuidade de Negócios – estabelecem as despesas estimadas para operacionalização das atividades corporativas
- Controle de gerenciamento – prepara feedback, auditorias, monitoramento de ROI e auxilia no provisionamento preciso do orçamento
- Os representantes financeiros (gestão orçamental, controlador de gestão) – monitoram a execução orçamental
Como dito, este trabalho deve ser realizado em estreita colaboração entre as equipes de TI e os demais departamentos da empresa. Esse processo de reflexão da empresa em sua TI deve permitir que ela responda a perguntas como:
- Que valor é produzido pelo Departamento de Sistemas de Informação?
- Os sistemas de informação (SI) impulsionam ou impedem o crescimento?
- O SI incentiva a inovação e a gestão de competências?
- As operações estão realmente limitadas ao que é útil para a empresa?
- Como nossos custos se comparam aos serviços externos?
- Onde podemos cortar custos?
- Satisfazemos todas as expectativas dos nossos stakeholders?
- Como podemos comunicar melhor nosso desempenho internamente?
- Somos suficientemente atraentes para atrair as habilidades de que precisamos?
- Nossos investimentos em SI são rentáveis?
- Como o SI promove a consideração das necessidades do cliente?
- Como a SI dá sentido aos dados obtidos e consumidos pela empresa?
- Como a Si pode ajudar na experiência com clientes?
- Os ativos e operações da empresa estão devidamente protegidos?
- Os principais riscos para o negócio são controlados?
Esta fase de preparação é essencial para ter sucesso no desenvolvimento do seu orçamento de TI. O melhor conselho é iniciar o benchmarking dos custos de TI. Isto permite que o sistema de informação seja analisado do ponto de vista dos custos vs. valor criado para a sua empresa.
A aceleração na adoção de metodologias ágeis e DevOps, por exemplo, está impactando projetos e linhas de negócios de operação, incentivando cada vez mais a automação de infraestrutura e abordagens “definidas por software”. Não se deve esquecer que saber analisar dados significa ter a valiosa capacidade de antecipar e prever. Portanto, essa nova direção permite não apenas gerenciar o desempenho econômico de TI, mas também medir o nível de transformação das áreas nessas novas questões estratégicas. A Zappts ajuda empresas neste sentido.
O benchmarking de custos de TI fornecerá pontos de referência externos, desenvolverá parcerias de aprendizado, motivará sua equipe de líderes de projeto, legitimará seus objetivos e permitirá que você implemente uma nova abordagem para o desenvolvimento na sua empresa. Os fatores de sucesso do processo de benchmarking são baseados no comprometimento da área, na melhoria contínua e no respeito à ética empresarial. Com base nas várias observações, você poderá produzir estimativas de investimento em TI.
Este custeio do projeto é baseado na abordagem de retorno sobre o investimento. Para avaliar a eficiência do investimento, é importante produzir premissas de custo-benefício com o cálculo do ROI de TI ([(Margem gerada – Custo do investimento) / Custo do investimento] x 100).
A próxima questão é obter os custos objetivos que servirão de base para apresentação e negociação com sua Gerência Geral. Para tal, aconselhamos a escolha do método da tabela de avaliação de custos. Este método permitirá que você entre na fase de negociação com mais facilidade, pois terá listado todas as hipóteses de cálculo possíveis.
Se necessário, você também poderá ajustar as variáveis de seus novos projetos de TI ao longo de sua negociação. Esse método de estimativa de custos orçamentários prepara você para a negociação, pois você listou várias hipóteses de custos. Se a sua Gerência Geral disser “é muito caro”, você poderá apresentar outra hipótese para apresentar uma oferta mais barata.
Um ponto importante que não deve ser esquecido na hora de baixar o custeio é obviamente manter sua relação custo-benefício. Durante este processo de reflexão, deve-se pensar na alocação de recursos humanos e equipamentos para o novo projeto. As três perguntas a seguir servem de guia para este momento:
- Quais as necessidades técnicas para desenvolver este projeto?
- Quais as habilidades de recursos humanos e como estão disponíveis?
- Quais são as ferramentas utilizadas para desenvolver este projeto?
Você pode usar ferramentas como:
- A matriz de responsabilidades e o organograma
- Um planejamento de capacidade (ou plano de carga de trabalho de recursos)
- Um histograma de carga de trabalho
- Uma previsão por habilidade
Então, é útil para o líder do projeto estimar as cargas de trabalho :
- Mão de obra / Serviço
- Custo de aquisição e licença de software
- Infraestrutura técnica
- Treinamento da equipe
- Inspeção e correção de software
Criar um orçamento de TI é uma tarefa desafiadora para a maioria das empresas, mas também é vital para administrar uma organização de sucesso. O processo requer a participação de diversas partes interessadas e normalmente requer a implementação de um software de orçamento que possa acompanhar o desenvolvimento, definir limites de gastos e, finalmente, ajudá-lo a administrar sua empresa com mais eficiência.
Desde 2014 a Zappts entrega resultados de negócio por meio de tecnologia, entregando cases de alta relevância usando processos ágeis, boas práticas de desenvolvimento e qualidade de software e uma capacidade ímpar de entender e resolver as dores do dia-a-dia de projetos de desenvolvimento de tecnologia.
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